Los clubes grandes recaudan mucho dinero
Todo evento de recaudación de fondos que se convierte en una tradición anual permite ganar otras cosas, además de dinero. El Club Rotario de Tucson, con mas de 200 socios, organizó su primera exposición de autos clásicos y de colección en 2007, al cual concurrieron 20.000 personas. En el evento se exhibieron 500 automóviles clásicos y se incluyó la participación de bandas musicales; también se instalaron puestos de comida y mostradores para los comercios patrocinadores. La recaudación ascendió a 93.000 dólares y más del 95% de los socios del club participaron en la organización del evento, que contribuyó a reforzar el espíritu de compañerismo de los socios. Todo comenzó en 2005, cuando los socios decidieron recaudar fondos a fin de apoyar económicamente el proyecto del Centenario del club y, más adelante, una biblioteca para actividades de alfabetización. Por consiguiente, fijaron un período de 18 meses para planificar estratégicamente un evento de recaudación de fondos. En base a la experiencia acumulada hasta el momento, los socios sugieren lo siguiente:
• Procure la participación de todos los socios Primero, los socios del club establecieron ocho criterios obligatorios para el evento, entre ellos, que debía ser entretenido. Después, desarrollaron tres propuestas que se ajustaban a esos criterios y procedieron a seleccionar la más interesante.
• Ofrezca numerosas oportunidades de participación. Los socios que no disponían de tiempo para integrar el comité organizador del evento vendieron entradas, prestaron servicio en los mostradores de los patrocinadores, distribuyeron volantes de promoción, ayudaron a preparar la sede del evento o en las tareas de limpieza.
• Aproveche los recursos que ofrecen los socios Uno de los socios del club es propietario de dos emisoras de radio, las cuales transmitieron en vivo el evento.
• Solicite ayuda fuera del ámbito del club, cuando sea necesario. Durante la etapa de planificación del evento, los organizadores pidieron asesoría a personas que siempre concurren a exhibiciones de autos.
• Establezca alianzas de colaboración El Rotary Club de Tucson motivó a otros clubes rotarios y clubes Rotaract del área a vender entradas, ofreciéndoles la mitad de la recaudación por venta de entradas.
• Diversifique las oportunidades de recaudar fondos Los organizadores recaudaron fondos a través de la venta de entradas de admisión y derecho a participar en una rifa, el patrocinio de comercios, las cuotas por derecho de exhibición que se cobran a los expositores, y la venta de camisetas, gorros y puestos de concesionarios.
• Documente su labor El comité organizador preparó una carpeta en la cual se detallaron todos los pasos para organizar una exhibición de este tipo y se adjuntaron notas con los posibles cambios y ajustes.
• Prepare un plan sucesorio El club creó el cargo de presidente de eventos especiales, similar al cargo de los funcionarios del club. El presidente y el presidente electo son miembros del comité del evento.
• Evalúe la labor realizada Los organizadores solicitaron la opinión de los socios del club después de concluida la exposición y también compilaron los formularios de evaluación que habían entregado a los concurrentes y expositores. Según sus pronósticos, el club espera recaudar mayor cantidad de dinero durante la próxima exposición de autos.
Los clubes pequeños también pueden recaudar mucho dinero
Los clubes con cuadro social reducido no deben pensar que, debido a su tamaño, recaudarán poco dinero para los programas de La Fundación Rotaria. El Club Rotario de Arusha, en Tanzania cuenta con sólo 28 socios y realiza su actividad anual de recaudación de fondos en noviembre, Inspirados en el 50º aniversario del club realizó con mucho éxito su evento teniendo en cuenta las siguientes premisas:
• Póngale un nombre al evento Durante la “Velada de los premios Oscar estilo hindú” el club presentó una banda de músicos indios y en la cena se degustaron platos de la cocina india.
• Reserve el lugar con antelación El club reservó las instalaciones del Arusha Hotel con seis meses de anticipación.
• Inicie la venta de entradas con una celebración Para marcar el inicio oficial de la venta de entradas, el club realizó una cena que incluyó una exhibición con fuegos artificiales. La venta de entradas, que comenzó tres meses antes del evento de recaudación de fondos, se centró en los socios y empleados del club, y en los familiares y amigos.
• Exhorte a los socios a patrocinar una “mesa empresarial” El club también vendió boletos para una rifa y acreditó dichas contribuciones para la obtención del reconocimiento Socio Paul Harris.
• Entregue premios durante la velada Además de la rifa incluida en la compra de entradas, el club entregó premios a la persona mejor vestida, al mejor bailarín y a quienes participaron en otros concursos.
• Organice una subasta El club llevó a cabo una subasta de artículos donados.
• Informe a los medios de comunicación
Más de 250 rotarios e invitados contribuyeron a que la velada de recaudación de fondos resultara sumamente exitosa, con una recaudación total de u$s 24.500 para los programas de la Fundación. Los periódicos locales dedicaron una página completa a difundir el evento, que además se transmitió por la cadena de televisión africana ITV.
Dan Nixon
Extracto, traducción y adaptación
del artículo publicado en The Rotarian
Cinco pasos esenciales para recaudar fondos
(1) Sepa quiénes son los posibles donantes Averigüe cuáles son los intereses de los donantes y de qué manera dichos intereses concuerdan con las metas de su organización. El envío masivo e impersonal de solicitudes de donación no resulta eficaz.
(2) Subraye las obras positivas de su organización en lugar de centrarse en la necesidad de fondos. Comience por señalar los elementos positivos de su organización. Si sólo se concentra en recaudar fondos, el único factor que resaltará será la necesidad de su grupo. Sin embargo, las investigaciones muestran que las personas no efectúan donaciones en base a la necesidad de una organización, sino en base a su éxito, porque desean formar parte de un grupo exitoso.
(3) Piense qué estrategias funcionarán mejor en lugar de utilizar los viejos modelos. No continúe con la misma actividad de recaudación de fondos sólo porque es lo que tradicionalmente hace su club.
(4) Solicite la donación Este paso será más fácil si ejecutó eficazmente los tres anteriores. Recuerde relacionar su pedido de fondos con un elemento que capte el interés y la motivación del posible donante, y ofrezca detalles sobre el proyecto para el cual está solicitando fondos. Cuando llegue el momento de efectuar la solicitud, preséntese con un compañero, ya que el pedido de fondos resulta más eficaz si se realiza por parejas. No suponga que las demás personas estarán tan interesadas en su organización como usted. Póngase en el lugar del posible donante y trate de adaptar el contenido de su mensaje a la perspectiva del donante. Por último, no permita que el miedo lo paralice. ¿Qué es lo peor que podría ocurrir? Que el donante potencial no efectúe ninguna contribución y que usted continúe solicitando fondos a otras personas.
(5) Agradezca a los donantes por escrito Independientemente de que las personas aporten fondos o no, infórmeles con regularidad sobre la marcha del proyecto, a fin de mantener abiertos los canales de comunicación. Es posible que acepten donar fondos para el próximo evento. |
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