Reciban mis afectuosos saludos en la oportunidad de referirme a los retos futuros de nuestro Club. Siendo ustedes los líderes que dirigirán al club en los próximos períodos rotarios, deseo intercambiar impresiones, sobre la planificación de las actividades de nuestra organización Les sugiero que hagamos un plan de unos cinco años, con la mira puesta en un Club Rotario de mayor impacto, con muchas subvenciones y obras sociales que trasciendan, con muchos socios nuevos, con adecuados programas de capacitación rotaria, elevada integración y un funcionamiento organizacional de gran desempeño, es decir un club muy útil a la sociedad, efectivo, bien organizado, y muy apegado a la filosofía rotaria.
Estoy seguro que los socios se comprometerán con estos retos y se emocionarán con la idea de repotenciar y relanzar con fuerza al club....recuperando aquellos sueños y anhelos que se experimentó cuando se creó el club. Sé que no será una tarea muy fácil....pero absolutamente posible y necesaria. Necesitamos soñar y concretar un mejor desempeño del club. Recientemente circuló en la red electrónica del Distrito una expresión del Past-Presidente de RI Luis Vicente Giay, “Rotary necesita de líderes visionarios y la Planificación estratégica será un factor esencial para el futuro de Rotary”.
Luego de esta maravillosa experiencia que ustedes me han permitido al darme esta alta responsabilidad en el período 2009-2010, les quiero expresar mis impresiones, sobre lo cual he reflexionado mucho y deseo que sirvan para mejorar el funcionamiento de la organización.
Nuestro club tiene hermosas fortalezas entre las que destacan el prestigio de sus miembros, la credibilidad de que goza en la comunidad, las obras que hemos logrado concretar y unos enormes aportes a la Fundación Rotaria. El Club ha sido dinámico, pendiente de servir a la ciudadanía y ha logrado incrustarse en el sentimiento de buena parte de la población.
No obstante, (toda organización los tiene) considero que nuestro club adolece de "enfermedades organizacionales" y escollos que debemos vencer para obtener un salto cuantitativo y cualitativo, para convertirnos en un club rotario altamente efectivo, ejemplar para el RI y que sea reconocido por sus programas sociales.
Entre los aspectos que debemos mejorar tenemos (Esos aspectos he tratado de mejorarlos en esta gestión y aún falta mucho..mucho por hacer)
1.-Superar el excesivo presidencialismo y la falta de trabajo en equipo. Nuestro club se acostumbró a que los presidente lleven hojas de papel (a veces escritos poco antes de la reunión) y utilicen largas intervenciones semanales para "explicar" lo que ha hecho el club. Esa inadecuada práctica recarga demasiado el trabajo del presidente, destruye el trabajo en equipo y, para colmo, impide grandes resultados. El club no puede estar "colgado" de los hombros presidenciales para que pueda funcionar. Si las actividades dependen en excesiva medida de los presidentes.....entonces cabe la siguiente pregunta: : ¿Que sentido tiene que el Club reciba la Mención Presidencial, cuando el trabajo rotario ha descansado esencialmente en el presidente?.
El equipo tiene que comprometerse a funcionar adecuadamente, los Directivos tienen que involucrarse en el papel que le corresponde, los Presidentes de los diversos Comités deben realizar un trabajo efectivo y presentar cuentas semanales.....todos los socios deben comprometerse y aportar su "grano de arena" en los resultados del club.
De igual manera, La Junta Directiva tiene que hacerse sentir y cumplir el rol que le indican los Estatutos y Reglamentos. El club ha tomado algunas decisiones, sin el debido procedimiento y autorización de la Junta Directiva, lo cual debemos rectificar. Les confieso que me sorprendí mucho cuando constaté el poco peso que le damos a la Junta Directiva en el club.
2.-Combatir la improvisación y la falta de planes. El club se "acostumbró" a realizar sus actividades con excesiva improvisación y carente de planificación. No tenemos el hábito de planificar el período rotario, de elaborar programas de trabajo, en fin de trabajar en base a planes y responsabilidades específicas. Les comento un par de ejemplos que son vivas demostraciones de esta generalizada actuación. La primera de ellas se hace presente cuando se le solicita a los directivos y diversos funcionarios que tienen responsabilidades en el club...que presenten planes o cronogramas de actividades. La respuesta a esa solicitud es....silencio...ausencia en las reuniones para revisar esos planes..... y finalmente esa evasión sutil se traduce en la no elaboración de tales programas. Eso lo viví claramente con la elaboración de nuestro plan de trabajo del presente año y la presentación de dichos planes al Gobernador del Distrito.
En otros caso se escuchan expresiones como: "Presidente estoy algo confundido.....no tengo claro los lineamientos suyos para elaborar el plan....necesito que Ud. defina esas líneas" .....y otras expresiones similares. Les cuento que cuando solicité los planes de trabajo, al principio de la gestión, tan sólo dos directivos presentaron sus ideas de programas de trabajo.
La otra demostración del involuntario Culto a la Improvisación de la cual padecemos, es cuando ( la generalidad de los casos nuestros) se hacen operativos sin mucha planificación y entonces se escuchan este tipo de expresiones en las reuniones: "Esto salió bien...a pesar de que apenas lo preparamos dos días antes........No tuvimos tiempo de preparar nada y hubo que correr a última hora, .......pero salió todo bien!!!!!
3.- Superar la informalidad. Nuestro club no cubre muchas formalidades rotarias, ni lleva adecuados registros de su vida organizacional, ni incorpora socios respetando los mínimos pasos estatutarios...en fin nos hemos acostumbrado a mucha informalidad y demasiado desapego por la normativa rotaria y el respeto a las indicaciones de RI sobre el funcionamiento de los Clubes. Tenemos un extraordinario Plan de Clubes eficaces, al cual no aplicamos y le hacemos muy poco seguimiento y ello nos ha llevado a tener un funcionamiento alejado de la sana práctica organizacional y del funcionamiento efectivo de un club rotario.
Concluyo ratificando que muchas organizaciones adolecen de este tipo de falencias y debilidades, lo cual es absolutamente mejorables, máxime en un club rotario donde existe grandes reservas morales, principios y enormes ganas de servir a los demás. De tal manera que lejos de “äsustarnos" por nuestras carencias, debemos apoyarnos en las muchas fortalezas y en el deseo de nuestros socios de mejorar nuestra situación
Finalmente aclaro que no se trata de convertir al club en una organización "perfecta"ni darle demasida rígidez....ni almidonarla con excesivos procedimientos. Somos una organización de atención a las comunidades, de libre incorporación y orientados hacia el servicio a los necesitados. Lo que requerimos es que ese club rotario, sea lo suficientemente organizado, que planifique, que sea efectivo, y bien consustanciado con la filosofía y las exigencias rotarias para poder dar un mejor resultado en sus actuaciones.
Espero que estas ideas y comentarios les sean de utilidad para la planificación que debemos hacer. Tengo la mejor disposición de ayudar al mejoramiento del club, a darle el aliento y la potencia que requiere para alcanzar sus más elevados objetivos. Coloco a disposición del club mi experiencia y preparación en el mejoramiento de organizaciones para que el Club llegue muy alto y nos sintamos muy orgullosos de sus resultados. Recuerden el lema de nuestro Presidente de RI John Kenny “El futuro de Rotary esta en tus manos”.
Juan B. Abrante L.
Fiscal Agent
Estoy seguro que los socios se comprometerán con estos retos y se emocionarán con la idea de repotenciar y relanzar con fuerza al club....recuperando aquellos sueños y anhelos que se experimentó cuando se creó el club. Sé que no será una tarea muy fácil....pero absolutamente posible y necesaria. Necesitamos soñar y concretar un mejor desempeño del club. Recientemente circuló en la red electrónica del Distrito una expresión del Past-Presidente de RI Luis Vicente Giay, “Rotary necesita de líderes visionarios y la Planificación estratégica será un factor esencial para el futuro de Rotary”.
Luego de esta maravillosa experiencia que ustedes me han permitido al darme esta alta responsabilidad en el período 2009-2010, les quiero expresar mis impresiones, sobre lo cual he reflexionado mucho y deseo que sirvan para mejorar el funcionamiento de la organización.
Nuestro club tiene hermosas fortalezas entre las que destacan el prestigio de sus miembros, la credibilidad de que goza en la comunidad, las obras que hemos logrado concretar y unos enormes aportes a la Fundación Rotaria. El Club ha sido dinámico, pendiente de servir a la ciudadanía y ha logrado incrustarse en el sentimiento de buena parte de la población.
No obstante, (toda organización los tiene) considero que nuestro club adolece de "enfermedades organizacionales" y escollos que debemos vencer para obtener un salto cuantitativo y cualitativo, para convertirnos en un club rotario altamente efectivo, ejemplar para el RI y que sea reconocido por sus programas sociales.
Entre los aspectos que debemos mejorar tenemos (Esos aspectos he tratado de mejorarlos en esta gestión y aún falta mucho..mucho por hacer)
1.-Superar el excesivo presidencialismo y la falta de trabajo en equipo. Nuestro club se acostumbró a que los presidente lleven hojas de papel (a veces escritos poco antes de la reunión) y utilicen largas intervenciones semanales para "explicar" lo que ha hecho el club. Esa inadecuada práctica recarga demasiado el trabajo del presidente, destruye el trabajo en equipo y, para colmo, impide grandes resultados. El club no puede estar "colgado" de los hombros presidenciales para que pueda funcionar. Si las actividades dependen en excesiva medida de los presidentes.....entonces cabe la siguiente pregunta: : ¿Que sentido tiene que el Club reciba la Mención Presidencial, cuando el trabajo rotario ha descansado esencialmente en el presidente?.
El equipo tiene que comprometerse a funcionar adecuadamente, los Directivos tienen que involucrarse en el papel que le corresponde, los Presidentes de los diversos Comités deben realizar un trabajo efectivo y presentar cuentas semanales.....todos los socios deben comprometerse y aportar su "grano de arena" en los resultados del club.
De igual manera, La Junta Directiva tiene que hacerse sentir y cumplir el rol que le indican los Estatutos y Reglamentos. El club ha tomado algunas decisiones, sin el debido procedimiento y autorización de la Junta Directiva, lo cual debemos rectificar. Les confieso que me sorprendí mucho cuando constaté el poco peso que le damos a la Junta Directiva en el club.
2.-Combatir la improvisación y la falta de planes. El club se "acostumbró" a realizar sus actividades con excesiva improvisación y carente de planificación. No tenemos el hábito de planificar el período rotario, de elaborar programas de trabajo, en fin de trabajar en base a planes y responsabilidades específicas. Les comento un par de ejemplos que son vivas demostraciones de esta generalizada actuación. La primera de ellas se hace presente cuando se le solicita a los directivos y diversos funcionarios que tienen responsabilidades en el club...que presenten planes o cronogramas de actividades. La respuesta a esa solicitud es....silencio...ausencia en las reuniones para revisar esos planes..... y finalmente esa evasión sutil se traduce en la no elaboración de tales programas. Eso lo viví claramente con la elaboración de nuestro plan de trabajo del presente año y la presentación de dichos planes al Gobernador del Distrito.
En otros caso se escuchan expresiones como: "Presidente estoy algo confundido.....no tengo claro los lineamientos suyos para elaborar el plan....necesito que Ud. defina esas líneas" .....y otras expresiones similares. Les cuento que cuando solicité los planes de trabajo, al principio de la gestión, tan sólo dos directivos presentaron sus ideas de programas de trabajo.
La otra demostración del involuntario Culto a la Improvisación de la cual padecemos, es cuando ( la generalidad de los casos nuestros) se hacen operativos sin mucha planificación y entonces se escuchan este tipo de expresiones en las reuniones: "Esto salió bien...a pesar de que apenas lo preparamos dos días antes........No tuvimos tiempo de preparar nada y hubo que correr a última hora, .......pero salió todo bien!!!!!
3.- Superar la informalidad. Nuestro club no cubre muchas formalidades rotarias, ni lleva adecuados registros de su vida organizacional, ni incorpora socios respetando los mínimos pasos estatutarios...en fin nos hemos acostumbrado a mucha informalidad y demasiado desapego por la normativa rotaria y el respeto a las indicaciones de RI sobre el funcionamiento de los Clubes. Tenemos un extraordinario Plan de Clubes eficaces, al cual no aplicamos y le hacemos muy poco seguimiento y ello nos ha llevado a tener un funcionamiento alejado de la sana práctica organizacional y del funcionamiento efectivo de un club rotario.
Concluyo ratificando que muchas organizaciones adolecen de este tipo de falencias y debilidades, lo cual es absolutamente mejorables, máxime en un club rotario donde existe grandes reservas morales, principios y enormes ganas de servir a los demás. De tal manera que lejos de “äsustarnos" por nuestras carencias, debemos apoyarnos en las muchas fortalezas y en el deseo de nuestros socios de mejorar nuestra situación
Finalmente aclaro que no se trata de convertir al club en una organización "perfecta"ni darle demasida rígidez....ni almidonarla con excesivos procedimientos. Somos una organización de atención a las comunidades, de libre incorporación y orientados hacia el servicio a los necesitados. Lo que requerimos es que ese club rotario, sea lo suficientemente organizado, que planifique, que sea efectivo, y bien consustanciado con la filosofía y las exigencias rotarias para poder dar un mejor resultado en sus actuaciones.
Espero que estas ideas y comentarios les sean de utilidad para la planificación que debemos hacer. Tengo la mejor disposición de ayudar al mejoramiento del club, a darle el aliento y la potencia que requiere para alcanzar sus más elevados objetivos. Coloco a disposición del club mi experiencia y preparación en el mejoramiento de organizaciones para que el Club llegue muy alto y nos sintamos muy orgullosos de sus resultados. Recuerden el lema de nuestro Presidente de RI John Kenny “El futuro de Rotary esta en tus manos”.
Juan B. Abrante L.
Fiscal Agent
No hay comentarios:
Publicar un comentario